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いちごグループホールディングス株式会社(以下、「IGH」といいます。)及びいちごグループ(本方針では、IGH及びその100%子会社(但し、SPCを除く)であるいちご不動産投資顧問株式会社、いちご地所株式会社、いちごグローバルキャピタル株式会社、いちごECOエナジー株式会社、いちごマルシェ株式会社、株式会社宮交シティ、タカラビルメン株式会社、いちご不動産サービス福岡株式会社を指し、以下、「いちごグループ」といいます。)は、個人情報等保護の重要性を認識し、その徹底を図るため、「個人情報の保護に関する法律」及び「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」並びに関連する法令、規則を遵守し、個人情報等の適正な取扱いと保護に努めるとともに、以下のとおり個人情報等保護方針(以下、「本方針」といいます。)を定め、実行・維持致します。

なお、本方針において、「個人情報等」とは、個人情報(特定個人情報(個人番号をその内容に含む個人情報をいい、以下同じとします。)を含むが、これに限られないものとし、以下同じとします。)及び個人番号を意味するものとし、「特定個人情報等」とは、特定個人情報及び個人番号を意味するものと致します。

  1. 基本姿勢
    いちごグループは、本方針を実行・維持するために、個人情報等の適正な取扱いと保護に関する社内規程及び体制を定め、いちごグループのすべての役員及び従業員(契約社員、派遣社員及びパート社員等を含み、雇用形態を問わない。以下、「役職員等」といいます。)に周知徹底し、適切な運用がなされるよう維持・改善してまいります。
  2. 個人情報等の取得・収集等
    いちごグループは、正当な事業の範囲内で利用目的を明確に定め、その目的の達成に必要な限度において、個人情報を取得・収集し、取扱うものと致します。
    但し、特定個人情報等については、法令で定められた範囲内でのみ取得・収集し、取扱うものと致します。
  3. 個人情報等の利用目的(注1)
    いちごグループは、取得・収集した個人情報の利用目的をあらかじめ明確に特定し、それを公表または通知致します。
    いちごグループが取得・収集した個人情報は、これらの利用目的の達成に必要な範囲内で利用致します。
    また、ご本人様の同意なく利用目的の範囲を超えた個人情報の利用は致しません。
    但し、特定個人情報等については、法令で定められた範囲内の利用目的に限り利用致します。
  4. 個人情報等の第三者への提供(注2)(注4)
    いちごグループは、利用目的の範囲内で、法令に定める要件を満たす場合に限り、取得・収集した個人情報を第三者に提供するものとします。
    また、ご本人様からのお申し出により、情報提供は停止致します。
    但し、法令に基づく場合はこの限りではありません。
    但し、特定個人情報等については、法令で認められている場合を除き、いかなる第三者にも提供または開示することは致しません。
  5. 個人情報等の取扱いの委託
    いちごグループは、保有する個人情報等について、その取扱いを外部に委託する場合があります。
    その場合は個人情報等を適法・適正に取り扱っている者を選定し、委託先に対し必要かつ適切な監督を行います。
  6. 個人情報等の共同利用(注3)(注4)
    いちごグループは、取得・収集した個人情報について、利用目的の範囲内で、法令に定める要件に従って、いちごグループの各社において共同して利用する場合があります。
    但し、特定個人情報等については、いかなる場合においてもいちごグループの各社において共同して利用することは致しません。
  7. 個人情報等の安全管理対策等
    いちごグループは、保有する個人情報等への不正アクセス、個人情報等の紛失、破壊、改ざん、漏洩等の危険を防止するため、必要かつ適切な技術面及び組織面での安全管理対策を講じます。
  8. 個人情報等保護規程の策定・教育実施等
    いちごグループは、個人情報等保護規程を定め、役職員等に適切な教育を実施し、個人情報等保護意識の高揚を図るとともに、本方針を役職員等に周知徹底致します。
  9. 開示・訂正・利用停止等
    いちごグループは、保有する個人情報の開示・訂正・利用停止等に関するご本人様からの要請があった場合、いちごグループが別途定める手続きによって、遅滞なく対応致します。
  10. 社内体制の継続的見直し
    いちごグループは、関連する法令、その他の規範を遵守するとともに、環境の変化に合わせ、個人情報等保護の体制を継続的に見直し、その改善、向上に努めます。
  11. 問い合わせ等窓口
    いちごグループは、いちごグループ各社における個人情報等に関する問い合わせ及び苦情・相談等に関し、以下の窓口を設置し、適切かつ迅速な対応を行います。

  12. (1)

    いちごグループホールディングス株式会社
    担当:コンプライアンス部
    住所:〒100-0011 東京都千代田区内幸町一丁目1番1号
    電話:03-3502-4828

     

    いちごグループホールディングス株式会社における株主名簿記載事項及び事務取扱についてのお問合せ窓口は以下のとおりです。
    三菱UFJ信託銀行株式会社  証券代行部
    住所:〒137-8081 東京都江東区東砂七丁目10番11号
    電話:0120-232-711

     

    (2)

    いちご不動産投資顧問株式会社
    担当:コンプライアンス部
    住所:〒100-0011 東京都千代田区内幸町一丁目1番1号
    電話:03-3502-4886

     

    いちごオフィスリート投資法人及びいちごホテルリート投資法人における投資主名簿記載事項及び事務取扱についてのお問合せ窓口は以下のとおりです。
    みずほ信託銀行株式会社  証券代行部
    住所:〒168-8507 東京都杉並区和泉二丁目8番4号
    電話:0120-288-324


    なお、いちご不動産投資顧問株式会社は、認定個人情報保護団体である一般社団法人投資信託協会の対象事業者であります。同協会では、対象事業者の個人情報等の取扱いに関するご相談、苦情等を以下の窓口で受付けております。
    一般社団法人投資信託協会  投資相談室
    電話:03-5614-8400

     

    (3)

    いちご地所株式会社
    担当:コンプライアンス部
    住所:〒100-0011 東京都千代田区内幸町一丁目1番1号
    電話:03-3502-5625

     

    (4)

    いちごグローバルキャピタル株式会社
    担当:総務部
    住所:〒100-0011 東京都千代田区内幸町一丁目1番1号
    電話:03-3502-4902

     

    (5)

    いちごECOエナジー株式会社
    担当:経営管理部
    住所:〒100-0011 東京都千代田区内幸町一丁目1番1号
    電話:03-3502-4884

     

    (6)

    いちごマルシェ株式会社
    担当:経営管理部
    住所:〒270-2241 千葉県松戸市松戸新田30番地
    電話:047-363-2222

     

    (7)

    株式会社宮交シティ
    担当:コンプライアンス部
    住所:〒880-0902 宮崎県宮崎市大淀四丁目6番28号
    電話:0985-51-1311

     

    (8)

    タカラビルメン株式会社
    担当:総務部
    住所:〒301-0002 茨城県龍ケ崎市中根台四丁目10番地1
    電話:0297-66-7111

     

    (9)

    いちご不動産サービス福岡株式会社
    担当:総務担当部門
    住所:〒812-0013 福岡県福岡市博多区博多駅東二丁目5番19号
    電話:092-432-3015

     

附則 2011年12月27日社長決裁。2012年1月1日 制定。

 2  2014年 5月16日 改定。

 3  2015年 3月  1日 改定。

 4  2015年 6月  5日 改定。

 5  2016年 1月  1日 改定。

(注1) いちごグループ各社における個人情報の利用目的は、以下に掲げるとおりです。
(1) 不動産ファンドに係る匿名組合契約等、いちごグループの取扱商品・サービスにかかる勧誘・販売・運用及びそれらに関するサービスのご案内を行うため
(2) いちごグループ各社または提携会社の商品の勧誘・販売・サービスのご案内並びにご紹介を行うため
(3) 適合性の原則等に照らし、商品・サービスのご提供の妥当性を判断するため
(4) お客様本人であることまたはご本人の代理人であることを確認するため
(5) お客様に対し、取引結果、預かり残高、運用状況等のご報告を行うため
(6) お客様及び取引相手先との取引に関する事務を行うため
(7) お客様との契約並びに法令等に基づく権利の行使や義務の履行のため
(8) 市場調査並びにデータ分析やアンケートの実施等による金融商品やサービスの研究や開発のため
(9) 他の事業者等から個人情報の処理の全部または一部について委託された場合等において、委託された当該業務を適切に遂行するため
(10) IR活動に関する株主・投資家への情報提供及び株主・株式の管理のため
(11) 所轄官庁への業務上必要な連絡・報告・照会等を行うため
(12) 採用応募者への採用情報の連絡・提供、採用管理業務を遂行するため
(13)

その他、お客様及び取引相手先との取引を適切かつ円滑に履行するため

 

2 いちご不動産投資顧問株式会社については、前項に加え、以下の個人情報の利用目的も含むものとします。
(1) 「投資信託及び投資法人に関する法律」その他の法令等に基づく、いちご不動産投資顧問株式会社が資産の運用を受託する不動産投資信託(J-REIT)である「いちごオフィスリート投資法人(証券コード:8975)」(以下、「いちごオフィスリート」といいます。)及び「いちごホテルリート投資法人(証券コード:3463)」(以下、「いちごホテルリート」といいます。)の投資主の権利行使及びいちごオフィスリートまたはいちごホテルリートの義務の履行のため
(2) いちご不動産投資顧問株式会社またはいちごオフィスリートあるいはいちごホテルリートへの問合せや訪問に関する対応のため
(3) いちごオフィスリートまたはいちごホテルリートが行う事業の一般事務その他に関連または付随する業務を遂行するため
(4) いちごオフィスリートまたはいちごホテルリートが行う事業の遂行に必要な調査分析・資料収集や通知・情報提供・各種案内等の実施のため
(5) いちごオフィスリートまたはいちごホテルリートが行う事業の遂行のための申込書・契約書等に記載される当事者の本人確認等のため
(6) 上記(1)乃至(5)の利用目的のために必要な範囲で行う個人情報の第三者への開示または提供のため

 

3 前二項の規定にかかわらず、いちごグループ各社における特定個人情報の利用目的は、以下に掲げるものに限ります。なお、(1)~(6)及びこれに関連する事務については、いちごグループ各社の従業員及びその扶養親族等に関する特定個人情報に限るものとします。
(1) 雇用保険の届出・申請・請求等に関する事務
(2) 健康保険・厚生年金保険の届出・申請・請求等に関する事務
(3) 国民年金第3号被保険者の届出等に関する事務
(4) 給与・賞与・年末調整の所得税源泉徴収等に関する事務(扶養控除等(異動)申告書、保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除申告書作成に関する事務)
(5) 源泉徴収票の作成・提出に関する事務(給与支払報告書の作成・提出に関する事務を含む)
(6) 新株予約権(ストックオプション)に関する法定調書等の作成・提出に関する事務
(7) いちごグループ各社が講師、弁護士、公認会計士、税理士、司法書士、行政書士、不動産鑑定士、土地家屋調査士、社会保険労務士等に対して報酬等を支払った場合における、報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書の作成・提出に関する事務
(8) いちごグループ各社が株主に対して配当等を支払った場合における、配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書の作成・提出に関する事務
(9) いちごグループ各社が不動産賃貸人等に対して賃料等を支払った場合における、不動産の使用料等の支払調書の作成・提出に関する事務
(10) いちごグループ各社が不動産の売主等に対して不動産等の譲渡対価等を支払った場合における、不動産等の譲受けの対価の支払調書の作成・提出に関する事務
(11) いちごグループ各社があっせん業者等に対して不動産等の売買または貸付のあっせん手数料を支払った場合における、不動産等の売買または貸付のあっせん手数料の支払調書の作成・提出に関する事務
(12) 上記(1)~(11)に関連する事務
(注2) いちごグループ各社が取得・収集した個人情報は、第三者に提供することを利用目的とする場合があります。この場合、いちごグループ各社は、以下のとおり当該第三者への提供を行うものとします。但し、本人から個別に第三者提供の同意を得て取得・収集した個人情報の場合及び次項に定める場合は、この限りではないものとします。
(1) 第三者に提供される個人データの項目
不動産または債権等の取引に関与する者の氏名、住所、物件情報等の個人情報
(2) 第三者への提供の手段または方法
書面、郵便物、電話、FAX、電磁的方法、広告媒体等による
(3)

かかる第三者への提供は、本人からの申出により、情報提供を停止する

 

2 前項にかかわらず、以下の各号に定める場合は、本人の同意を要しないものとします。
(1) 法令等に基づく場合
(2) 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(3) 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(4) 国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令等の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
(注3) 個人情報の第三者への提供の定めにかかわらず、いちごグループ各社が取得・収集した個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲内で、法令等に定める要件を満たす場合に限り以下のとおり共同して利用する場合があります。
(1) 共同利用者の範囲
いちごグループ各社(いちご不動産投資顧問株式会社においてはいちごオフィスリート及びいちごホテルリートも含む。)
(2) 共同利用する項目
いちごグループ各社が取得・収集した個人情報のうち、氏名・住所・物件情報等
(3) 利用目的
(注1)記載のとおり
(4) 管理責任者
いちごグループ各社コンプライアンス部長(但し、いちごグローバルキャピタル株式会社及びタカラビルメン株式会社については総務部長、いちごECOエナジー株式会社及びいちごマルシェ株式会社については経営管理部長、いちご不動産サービス福岡株式会社については総務担当者のうち別途個人情報等統括管理責任者が指定する者)
(注4) (注2)及び(注3)の規定にかかわらず、特定個人情報等については、法令に定める場合を除き、第三者に提供しないものとします。